Pendahuluan
Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya
disebut Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama,
dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif di wilayah kerjanya (No, 2018).
Rekam medis merupakan berkas yang berisi
catatan dan dokumen mengenai identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lainnya yang telah diberikan kepada pasien (Ordila et al., 2020). Penyelenggaraan
rekam medis merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien
di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien
itu mendapatkan pelayanan medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan
penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan untuk
melayani permintaan dari pasien atau untuk keperluan lainnya (Azzahra & Mufidi, 2021).
Rekam medis adalah keterangan baik yang
tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnesa, penentuan fisik,
laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan
kepada pasien (Handiwidjojo, 2015). Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas, tidak
hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai
suatu sistem penyelenggaraan rekam medis mulai dari pencatatan selama pasien
mendapatkan pelayanan medik, dilanjutkan dengan penyelenggaraan, penyimpanan
serta pengeluaran berkas rekam medis dari tempat penyimpanan untuk melayani
permintaan/peminjaman oleh pasien atau untuk keperluan lainnya (Ullna, 2008). Melihat kerumitan dan
kompleksitas pengelolaan rekam medis, maka sudah saatnya apabila setiap rumah
sakit modern saat ini mengganti pengelolaan rekam medis tradisional (manual)
menjadi elektronik. Bahkan lebih dari itu dapat dibangun suatu sistem rekam
kesehatan elektronik (RKE) yang terintegrasi. Dengan rekam medis elektronik
(RME), maka diharapkan mampu meningkatkan profesionalisme dan kinerja manajemen
rumah sakit melalui tiga manfaat yaitu manfaat umum, operasional dan
organisasi. Harus diakui bahwa perubahan dari sistem manual ke RME tidaklah
mudah, perlu sebuah upaya keras dalam bentuk kampanye gerakan keselamatan
pasien (patient safety). Bilamana perlu harus dilakukan dalam skala
nasional (Khasanah, 2020).
Rekam medis disimpan dalam rak penyimpanan
agar terjaga kerahasiaanya, terhindar dari kerusakan dan mempermudah petugas
dalam pengambilan dan pengembalian rekam medis (Dewi, 2020). Agar pelayanan menjadi
efektif dan efesien, selain memerlukan rak penyimpanan yang cukup, juga perlu
ruangan penyimpanan yang bisa memuat rak penyimpanan tersebut agar dapat
menyimpan berkas rekam medis pasien dalam jangka waktu tertentu guna
pemeriksaan diwaktu yang akan datang dan memudahkan pengambilan kembali oleh
petugas (Hutauruk & Zega, 2020).
Sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan
fasilitas yang diperlukan dalam penyelenggaraan rekam medis (Intan Permata, 2020). Agar pelayanan
menjadi efektif dan efesien, selain memerlukan rak penyimpanan yang cukup, juga
perlu ruangan penyimpanan yang bisa memuat rak penyimpanan tersebut agar dapat
menyimpan rekam medis pasien dalam jangka waktu tertentu guna pemeriksaan di
waktu yang akan datang dan memudahkan pengembalian kembali oleh petugas (Dewi, 2020).
Rekam medis merupakan berkas yang bersifat
rahasia, maka perlu disimpan dengan layak dan baik (Alfiansyah et al., 2020). Untuk
menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis perlu ditunjang dengan tempat
penyimpanan yang layak. Ketersediaan rak penyimpanan berkas rekam medis di fasilitas
pelayanan kesehatan jb medis, melindungi dokumen rekam medis dari bahaya
pencurian, bahaya kerusakan isik, kimiawi dan biologi (Djohar et al., 2018).
Berdasarkan pengalaman praktik lapangan yang
peneliti lakukan di Puskesmas Cangkuang, fasilitas penyimpanan berkas rekam
medis belum memadai, tempat penyimpanan yang sempit. Rak penyimpanan yang sudah
terisi penuh oleh berkas rekam medis, sehingga banyak berkas rekam medis yang
tercecer dan disimpan dalam kardus yang diletakan dilantai, sehingga ruang
gerak petugas terhambat yang dapat menyebabkan lama waktu pengambilan berkas rekam
medis. Menumpuknya berkas rekam medis baik berkas aktif maupun inaktif
mengakibatkan ruangan penyimpanan rekam medis penuh dengan berkas rekam medis
dan tidak mampu lagi menyimpan berkas rekam medis baru (Susanto et al., 2018). Ruangan yang
tepat dan sesuai ukuran menjadi salah satu bagian terpenting guna menunjang
kinerja petugas rekam medis menjadi lebih optimal (Rahmadiliyani & Faizal, 2018).
Berdasarkan pada permasalahan diatas maka
penulis tertarik untuk mengambil judul peneltian “Analisis Luas Ruangan
Berdasarkan Kebutuhan Rak Di Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Di Puskesmas Cangkuang”. Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk
menganalisis dan menentukan luas ruangan berdasarkan kebutuhan rak di ruang
penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan Puskesmas Cangkuang.
Penelitian ini bertujuan untuk menentukan
luas ruangan penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan kebutuhan rak
penyimpanan.
Manfaat penelitian ini adalah untuk
menganalisis luas ruangan berdasarkan kebutuhan rak di ruang penyimpanan berkas
rekam medis rawat jalan di puskesmas cangkuang.
Metode
Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah
deskriptif kuantitatif. Penelitian dilakukan pada bulan April-Juni 2021
dibagian ruang penyimpanan rekam medis di Puskesmas Cangkuang.
Subjek dalam penelitian ini adalah ruang penyimpanan berkas rekam
medis rawat jalan Puskesmas Cangkuang. Objek dalam penelitian ini adalah berkas
rekam medis rawat jalan dan rak penyimpanan rawat jalan Puskesmas
Cangkuang.
Adapun yang menjadi variabel dalam penelitian ini
adalah rata-rata kunjungan pasien, ukuran rak penyimpanan, jumlah kebutuhan
rak penyimpanan, dan ukuran luas ruang penyimpanan.
Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah pedoman
observasi, pedoman wawancara dan alat pengukuran. Pengumpulan data dilakukan
dengan cara observasi, wawancara dan pengukuran. Teknik pengolahan data dengan
urutan collecting, editing, tabulasi data, dan penyajian data analisis
data dilakukan secara deskriptif.
Hasil dan Pembahasan
A. Hasil Penelitian
Berdasarkan penelitian yang dilakukan tentang “Analisis Luas Ruangan
Berdasarkan Kebutuhan rak di Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
di Puskesmas Cangkuang” adalah perlu dilakukan perluasan ruangan penyimpanan
serta penambahan dan penataan kembali rak penyimpanan berkas rekam medis rawat
jalan.
1. Rata-Rata Kunjungan Pasien
Rawat Jalan
Tabel
1
Jumlah
kunjungan Pasien Rawat Jalan Per-Tahun di Puskesmas Cangkuang
|
Tahun
|
Jumlah Dokumen Rekam Medis
|
|
2017
|
9257
|
|
2018
|
6743
|
|
2019
|
6234
|
|
2020
|
5013
|
|
Jumlah
|
27247
|
Berdasarkan tabel 1 diketahui jumlah dokumen rekam medis di Puskesmas
Cangkuang adalah 27247 berkas.
2. Rata- rata Ketebalan
Berkas Rekam Medis
Dari pengukuran sebanyak 50 berkas rekam medis, didapatkan rata-rata
ketebalan berkas rekam medis sebagai berikut:
Tabel
2
Ketebalan
Berkas Rekam Medis
|
Ketebalan (Cm)
|
Jumlah Berkas
|
Jumlah Ketebalan (cm)
|
|
0.1
|
32
|
3.2
|
|
0.2
|
12
|
2.4
|
|
0.3
|
2
|
0.6
|
|
0.4
|
2
|
0.8
|
|
0.6
|
1
|
0.6
|
|
0.9
|
1
|
0.9
|
|
Jumlah
|
50
|
8.5
|
|
Rata-rata
|
0.17
|
Berdasarkan tabel diatas diketahui rata-rata ketebalan berkas rekam medis
adalah 0.17 cm.
3. Ukuran Rak Penyimpanan
Berkas Rekam Medis
Berdasarkan pengukuran yang dilakukan terhadap rak penyimpanan berkas
rekam medis dengan jumlah keseluruhan 5 unit rak besi dengan ketentuan rak
sebagai berikut:
a. panjang masing-masing rak
100 cm
b. lebar masing-masing rak 40
cm.
c. masing-masing rak memiliki
5 sub rak.
d. panjang masing-masing sub
rak 100 cm.
e. lebar masing-masing sub
rak 40 cm.
f. total keseluruhan sub
rak sebanyak 25 sub rak.
Berdasarkan tabel di atas jumlah rata-rata sub rak adalah 5 sub rak
dengan ukuran panjang sub rak 100 cm. Dengan ketebalan berkas rekam medis
rata-rata 0.17 cm, maka diperoleh jumlah berkas rekam medis dalam satu rak
yaitu:
Jumlah berkas =
5 × (100 / 0.17)
= 5 × 589
= 2945
Jadi banyaknya rekam medis dalm satu rak adalah 2945 berkas.
4. Jumlah Kebutuhan Rak Rekam
Medis
Berdasarkan jumlah rekam medis yang diketahui yaitu 27247 berkas, dan
jumlah rekam medis dalam 1 rak adalah 2945 berkas, maka jumlah kebutuhan rak
rekam medis yaitu:
= 27247 / 2945
= 9.25
= 10 rak
Jadi rak baru yang dibutuhkan adalah sebanyak 5 rak.
5. Kebutuhan Luas Ruangan
Penyimpanan Rekam Medis
Berdasarkan hasil pengukuran yang dilakukan di Puskesmas Cangkuang
panjang ruangan penyimpanan adalah 3.72 meter dengan lebar 1.45 meter, sehingga
diperoleh luas ruangan sebesar 5.39 m². Hasil pengamatan pun diketahui ruangan
penyimpanan terlihat sempit, akses hanya cukup untuk satu orang. Berikut adalah
denah ruang penyimpanan rekam medis di Puskesmas Cangkuang.
Gambar
1
Denah
Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Puskesmas Cangkuang
Keterangan:
-1 – 5 adalah
rak penyimpanan rekam medis
- A adalah
pintu ruang penyimpanan rekam medis
Berdasarkan observasi di ruangan penyimpanan rekam medis rawat jalan
Puskesmas Cangkuang, ruang penyimpanan tidak memungkinkan untuk penambahan rak
penyimpanan baru, maka dari itu perlu perhitungan luas ruamgan dan tata letak
rak penyimpanan yang perlu diperhatikan. Rak penyimpanan yang akan digunakan
adalah rak dengan ukuran sama yaitu rak dengan panjang 100 cm dan lebar 40 cm
sebanyak 10 rak dengan jarak antar rak 90 cm. Berikut merupakan gambar tata
letak rak penyimpanan rekam medis:
Gambar
2
Denah
Ruang Penyimpanan
Keterangan:
A = jarak
antar rak 90 cm
Perhitungan
kebutuhan luas ruang penyimpanan rekam medis:
Lebar ruangan
= (panjang rak
x jumlah) + (jarak antar rak)
= (100 x 2) +
(90)
= 200 + 90
= 290 cm
= 2.9 m
Panjang
ruangan
= (lebar rak x
jumlah) + (jarak antar rak x 3)
= (40 x 5) +
(90 x 3)
= 200 + 270
= 470 cm
= 4.7 m²
Luas ruangan
= Lebar
ruangan x Panjang ruangan
= 2.9 m x 4.7
m
= 13.63 m²
Luas ruangan
yang dibutuhkan untuk menampung 10 rak dengan posisi seperti pada gambar 2
adalah 13.63 m².
B. Pembahasan
1. Jumlah kunjungan pasien
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan jumlah kunjungan pasien dari
tahun 2017-2020 adalah 27247
2. Rata-rata ketebalan berkas
rekam medis
Berdasarkan hasil pengukuran yang dilakukan dari 50 berkas rekam medis,
diperoleh ketebalan rata-rata berkas 0.17 cm.
3. Ukuran rak penyimpanan
berkas rekam medis
Terdapat 5 unit rak di ruang penyimpanan Puskesmas Cangkuang dengan bahan
besi dengan ukuran yang sama yaitu panjang rak 100 cm dan lebar rak 40 cm
dengan masing-masing rak memiliki 5 sub rak. Dengan ketebalan berkas rekam 0.17
cm maka diperoleh jumlah berkas rekam medis dalam satu unit rak yaitu sebanyak
2945 berkas
4. Jumlah kebutuhan rak
penyimpanan
Berdasarkan perhitungan matematis, kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam
medis adalah 10 rak. Saat ini di Puskesmas Cangkuang terdapat 5unit rak, maka
perlu adanya penambahan rak sebanyak 5 unit agar kebutuhan rak tercukupi.
Penambahan rak juga harus disesuaikan dengan luas ruangan, supaya rak dapat
tertata dengan baik dan teratur.
5. Kebutuhan luas ruangan
Ruang
penyimpanan di Puskesmas Cangkuang saat ini masih terlalu sempit untuk akses
petugas karena banyaknya berkas yang tercecer dan disimpan dalam kardus. Luas
ruangan yang ada saat ini adalah 5.39 m² dengan luas tersebut tidak
memungkinkan untuk dilakukan penambahan rak baru karena keterbatasan ruangan.
Di Puskesmas Cangkuang sendiri belum pernah dilakukan pengukuran kebutuhan rak
serta kebutuhan luas ruangan. Perhitungan luas ruangan dapat dilakukan apabila
jumlah kebutuhan rak telah diketahui serta menentukan jarak antar rak. Menurut
Depkes 2006 jarak antara 2 (dua) buah rak umtuk lalu lalang dianjurkan 90 cm.
untuk menampung 5unit rak baru dengan jarak antar rak adalah 90 cm dibutuhkan
luas ruangan 13.63 m².
Kesimpulan
Ruang
penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Cangkuang saat ini
masih belum memadai dan cukup untuk menampung jumlah keseluruhan berkas rekam
medis yang ada. Setelah dilakukan pengukuran, dibutuhkan penambahan rak dan
juga penambahan luas ruangan dan juga penataan kembali letak masing –masing
rak, supaya semua berkas rekam medis dapat tersusun rapi dalam rak serta
memudahkan akses petugas dalam mengambil dan mengembalikan kembali berkas rekam
medis.
.
BIBLIOGRAFI
Alfiansyah, G., Wijayanti, R. A., Nuraini,
N., Swari, S. J., & Wafiroh, S. (2020). Determinan Keamanan Dan Kerahasiaan
Dokumen Rekam Medis Di Ruang Filing Rs X. J-Remi: Jurnal Rekam Medik Dan
Informasi Kesehatan, 1(2), 37–51. Google Scholar
Azzahra,
S. A. N., & Mufidi, M. F. (2021). Tanggung Jawab Petugas Kesehatan
Terhadap Kerahasiaan Dokumen Pasien Dalam Melakukan Pelayanan Medis Ditinjau
Dari Uu No. 44 Thn 2009. Dihubungkan Dengan Permenkes No.
269/Menkes/Per/Iii/2008 Tentang Rekam Medis. Google Scholar
Dewi, W.
S. (2020). Rancangan Kebutuhan Rak Dan Luas Ruangan Penyimpanan Rekam Medis Di
Rumah Sakit Putri Hijau. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan
Imelda (Jipiki), 5(1), 53–61. Google Scholar
Djohar,
D., Oktavia, N., & Damayanti, F. T. (2018). Analisis Penyebab Terjadinya
Missfile Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Di Ruang Penyimpanan (Filling) Rsud
Kota Bengkulu Tahun 2017. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia
(Jmiki), 6(2), 79–86. Google Scholar
Handiwidjojo,
W. (2015). Rekam Medis Elektronik. Jurnal Eksplorasi Karya Sistem Informasi
Dan Sains, 2(1). Google Scholar
Hutauruk,
P. M., & Zega, F. R. (2020). Analisis Luas Ruangan Berdasarkan Kebutuhan
Rak Di Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di Rumah Sakit Umum
Madani Medan Tahun 2019. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan
Imelda (Jipiki), 5(1), 20–29. Google Scholar
Intan
Permata, S. P. (2020). Perencanaan Kebutuhan Rak Dan Luas Ruang Filing Di
Unit Rekam Medis Puskesmas Arosbaya Tahun 2020. Stikes Ngudia Husada
Madura. Google Scholar
Khasanah,
M. (2020). Tantangan Penerapan Rekam Medis Elektronik Untuk Instansi Kesehatan.
Jurnal Sainstech, 7(2), 50–53. Google Scholar
No, P.
(2018). Tahun 2013 “Tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekammedis.”
Republik Indonesia. Google Scholar
Ordila,
R., Wahyuni, R., Irawan, Y., & Sari, M. Y. (2020). Penerapan Data Mining
Untuk Pengelompokan Data Rekam Medis Pasien Berdasarkan Jenis Penyakit Dengan
Algoritma Clustering (Studi Kasus: Poli Klinik Pt. Inecda). Jurnal Ilmu
Komputer, 9(2), 148–153. Google Scholar
Rahmadiliyani,
N., & Faizal, F. (2018). Kerahasiaan Rekam Medis Di Rumah Sakit Aveciena
Medika Martapura. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia (Jmiki),
6(2), 69–78. Google Scholar
Susanto,
E., Windari, A., Irmawati, I., Risyanti, I. P., Prakoso, Y. T., Akbar, J. A.,
Nugroho, R. F., Krisnanita, A. I., & Kristiyani, B. R. (2018). Retensi
Rekam Medis Dalam Upaya Efisiensi Rak Penyimpanan. Link, 14(2),
106–109. Google Scholar
Ullna,
S. (2008). Pertanggungjawaban Hukum Rekam Medls Bagi Medls Dan Para Medls
Dalam Upaya Peningkatan Pelayanan Kesehatan Dl Rumah Saklt Umum Daerah
Tembilahan. Universitas Islam Indonesia. Google Scholar
